Cinc errors que dificulten el procés d'admissions a l'escola
Si la teva feina consisteix en la captació de nous alumnes, pot ser que et preguntis per què, de vegades, perds possibles interessats. O bé, com és que els seguiments després de les entrevistes personals no acaben d'anar bé del tot.
Les famílies s'interessen al centre. S'hi acosten. Us coneixeu. I sembla que tot va bé.
A l'entrevista, aconseguiu entendre-us i connectar. El col·legi ofereix el nivell acadèmic i les activitats que els pares estan buscant. Compartiu l'enfocament sobre la formació i l'aprenentatge. I, en conversar, veieu que teniu els mateixos valors.
Acaba l'entrevista i t'acomiades pensant que ja tens una nova inscripció. Però, al final, es decanten per una altra escola. I no acabes d'entendre què ha passat.
I és que, de vegades, gran part de la feina és a les accions que es prenen després de l'entrevista. En la manera com es registren i es processen les dades. I en el seguiment posterior.
Perquè, potser, aquesta família ja tenia una altra entrevista programada després de reunir-se amb tu. I, encara que va sortir encantada, va voler veure una altra opció.
També els va agradar.
I, mentre s'ho pensaven i conversaven, des d'aquella altra escola van tornar a parlar amb ells. Els van enviar informació addicional sobre aquest tema en particular que tant els havia agradat (ja sigui música, esport, anglès o art).
Van aconseguir captar la seva atenció. Motivar-ne l'entusiasme.
I, llavors, un dia, en veure la nota a la teva llibreta amb el recordatori per trucar-los, aixeques el telèfon, i et diuen que moltes gràcies i que que bonic tornar a parlar amb tu, que teniu un centre fantàstic… Però que han apuntat al seu fill a un altre lloc.
Et preguntes què falla en el teu procés d'admissions?
Com en qualsevol procés de canvi, el primer serà reconèixer quines són les pràctiques que dificulten la feina. És a dir, per què perds candidats? Prendre'n consciència serà el primer pas per assumir què és el que cal canviar.
Aquests són els errors més comuns, i t'expliquem per què resten efectivitat a la teva feina:
- Prendre notes en post-its i llibretes, i que es quedin al paper. Les pàgines es van omplint de contingut, i no hi ha cap manera d'ordenar, classificar, fer cerques ni compartir la informació amb l'equip.
Perquè el teu seguiment sigui efectiu, en primer lloc, és important que puguis tenir accés, a cada moment, a l'historial de cada candidat. I, així, poder saber el detall de les trucades que se li han fet, els missatges enviats i rebuts, el resum de cada entrevista o reunió i quina és la propera activitat programada.
- Davant la primera trucada d'un candidat, feu preguntes sobre la marxa i passeu la nota en paper. Tots podem tenir una distracció i oblidar-nos de demanar una dada crucial. Per això, qualsevol persona que agafi el telèfon necessita tenir accés a les preguntes imprescindibles que cal fer. Així, no se us oblidarà de res. I el responsable de fer-ne el seguiment comptarà amb la informació bàsica en parlar amb el candidat.
- Tenir una web institucional, sense formularis per a nous candidats ni trucades a l'acció. Moltes famílies entraran a la teva web abans de contactar amb tu. I, potser, en aquell moment no poden fer una trucada. Per això, tenir accés a un formulari us simplificarà la feina. Igual que al punt anterior, en aquest formulari hauràs d'incloure les dades imprescindibles sobre el nou candidat. Això us estalviarà temps i us permetrà fer més efectives les vostres trucades.
- Comptar amb un únic llistat de pares a la teva plataforma de correu electrònic màrqueting. Si creeu un grup de “candidats”, podreu enviar-los continguts exclusius, o bé, redactar la informació d'una manera més adequada per a ells. És probable que necessitin més detalls de què consisteixen les activitats, i menys sobre els temes més aviat interns, com què han fet els diferents grups d'alumnes i professors.
- No automatitzar processos. Potser et sona estrany. O pensis que et portarà temps. Però, per contra: automatitzar la primera fase dels seguiments et permetrà optimitzar el procés de captació, per centrar-te en allò important. Un missatge de benvinguda, un recordatori d'una reunió… Podeu programar tots aquests continguts perquè s'enviïn de forma automàtica. I així, a més de guanyar temps, t'assegures que no et quedarà cap acció important per fer.
T'has sentit identificat amb algun d'aquests errors?
En definitiva, identificar on es perden els candidats serà el primer pas per començar a evitar que passi.