Cinco errores que dificultan el proceso de admisiones en la escuela

Si tu trabajo consiste en la captación de nuevos alumnos, puede que te preguntes por qué, a veces, pierdes posibles interesados. O bien, cómo es que los seguimientos tras las entrevistas personales no acaban de ir del todo bien.

Las familias se interesan en el centro. Se acercan. Os conocéis. Y parece que todo va bien.

En la entrevista, lográis entenderos y conectar. El colegio ofrece el nivel académico y las actividades que los padres están buscando. Compartís el enfoque sobre la formación y el aprendizaje. Y, al conversar, veis que tenéis los mismos valores.

Acaba la entrevista, y te despides pensando en que ya tienes una nueva inscripción. Pero, al final, se decantan por otra escuela. Y no acabas de entender qué ha pasado.

Y es que, a veces, gran parte del trabajo está en las acciones que se toman después de la entrevista. En la forma en que se registran y se procesan los datos. Y en el seguimiento posterior.
Porque, quizás, esa familia tenía ya otra entrevista agendada después de reunirse contigo. Y, aunque salió encantada, quiso ver otra opción.

También les gustó.

Y, mientras se lo pensaban y lo conversaban, desde esa otra escuela volvieron a hablar con ellos. Les enviaron información adicional sobre ese tema en particular que tanto les había gustado (ya sea música, deporte, inglés o arte).

Lograron captar su atención. Motivar su entusiasmo.

Y, entonces, un día, al ver la nota en tu libreta con el recordatorio para llamarles, levantas el teléfono, y te dicen que muchas gracias y que qué bonito volver a hablar contigo, que tenéis un centro fantástico… Pero que han apuntado a su hijo en otro sitio.

¿Te preguntas qué es lo que falla en tu proceso de admisiones?

Como en cualquier proceso de cambio, lo primero será reconocer cuáles son las prácticas que dificultan el trabajo. Es decir, ¿por qué pierdes candidatos? Tomar conciencia de ello será el primer paso para asumir qué es lo que hay que cambiar.

Estos son los fallos más comunes, y te explicamos por qué restan efectividad a tu trabajo:

• Tomar notas en post-its y libretas, y que se queden en el papel. Las páginas se van llenando de contenido, y no hay forma de ordenar, clasificar, hacer búsquedas ni compartir la información con el equipo.  

  Para que tu seguimiento sea efectivo, en primer lugar, es importante que puedas tener acceso, en todo momento, al historial de cada candidato. Y, así, poder saber el detalle de las llamadas que se le han hecho, los mensajes enviados y recibidos, el resumen de cada entrevista o reunión y cuál es la próxima actividad programada.

• Ante la primera llamada de un candidato, hacer preguntas sobre la marcha y pasar la nota en papel. Todos podemos tener un descuido y olvidarnos de pedir un dato crucial. Por eso, cualquier persona que coja el teléfono necesita tener acceso a las preguntas imprescindibles que debe hacer. Así, no se le olvidará de nada. Y el responsable de hacer el seguimiento contará con la información básica al hablar con el candidato.

• Tener una web institucional, sin formularios para nuevos candidatos ni llamadas a la acción. Muchas familias entrarán a tu web antes de contactar contigo. Y, quizás, en ese momento no puedan hacer una llamada. Por eso, tener acceso a un formulario les simplificará el trabajo. Al igual que en el punto anterior, en este formulario deberás incluir los datos imprescindibles sobre el nuevo candidato. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá hacer más efectivas tus llamadas.
• Contar con un único listado de padres en tu plataforma de email marketing. Si creas un grupo de “candidatos”, podrás enviarles contenidos exclusivos, o bien, redactar la información de una manera más adecuada para ellos. Es probable que necesiten más detalles de en qué consisten las actividades, y menos sobre los temas más bien internos, como qué han hecho los diferentes grupos de alumnos y profesores.
• No automatizar procesos. Quizás te suene raro. O pienses que te llevará tiempo. Pero, por el contrario: automatizar la primera fase de los seguimientos te permitirá optimizar el proceso de captación, para centrarte en lo importante. Un mensaje de bienvenida, un recordatorio de una reunión… Puedes programar todos esos contenidos para que se envíen de forma automática. Y, así, además de ganar tiempo, te aseguras de que no te quedará ninguna acción importante por hacer.

¿Te has sentido identificado con alguna de estos errores?

En definitiva, identificar dónde se pierden los candidatos será el primer paso para empezar a evitar que ocurra.