Cinc claus per gestionar les admissions a l'escola
Ha arribat el moment de gestionar les admissions pel curs que començarà al setembre.
Després de mesos d'activar campanyes de màrqueting i comunicació, fer entrevistes telefòniques i presencials i fer seguiment a les famílies de possibles candidats, per fi, ja tens nous alumnes que s'incorporaran al teu centre i candidats a prop de confirmar la seva inscripció.
Si comptes les setmanes, te'n queden molt poques per acabar el curs, i necessites deixar el procés de captació tancat com més aviat millor.
Per això, en aquest article, us expliquem com gestionar el treball pendent, i us expliquem els avantatges de fer-ho amb l'ajuda d'una eina digital com el nostre CRM creat per al sector educatiu.
Analitzar els teus objectius
Per cada curs tindràs un nombre de places vacants, i un altre percentatge cobertes. El primer pas per saber on centrar els teus esforços serà, doncs, identificar en quins cursos has complert els teus objectius i en quins necessites omplir més places.
Com fer-ho?
- Si tens les dades a Excel, necessitaràs que estiguin ordenades i homogeneïtzades per poder filtrar-les i aplicar fórmules que et permetin comptar i classificar. Si, a més, prens notes en llibretes i post-its, serà important que les revisis, per assegurar-te que no hi hagi candidats als quals no se'ls va fer el seguiment necessari.
- Si treballes amb un CRM com el de Dinantia, podràs veure gràfiques amb el percentatge de places que has cobert a cada curs. I, a més, et permetrà saber quants candidats tens per omplir les vacants, i en quina fase es troben.
Avançar en les etapes següents
Ja has repassat els teus objectius. Ara és moment d'actuar: demanar la documentació necessària per formalitzar inscripcions, tornar a contactar amb aquelles famílies amb qui no has pogut formalitzar una entrevista i donar per tancats els cursos on les places estiguin cobertes.
Com fer-ho?
- Si el teu procés de captació és manual, hauràs de revisar al detall la teva agenda, les anotacions a llibretes i post-its, els teus mails i els documents de l'ordinador.
- En canvi, amb un CRM, podràs veure fàcilment qui no ha fet l'entrevista, i enviar-los un missatge on els convidis a les portes obertes, per exemple. O bé, pots escriure als qui estan interessats a inscriure's i demanar-los la documentació necessària. I, saps què és el millor? Que podràs enviar tots aquests mails alhora, amb un sol clic.
Adjudicar tasques
És probable que diferents persones de l'equip us ajudin en el procés d'admissions: des d'agafar les trucades, introduir les dades dels candidats o gestionar l'agenda d'esdeveniments i entrevistes. Per tancar amb èxit el procés d'admissions, és important que cadascú tingui clar què ha de fer.
Com fer-ho?
- Pots enviar-los emails, deixar post-its a taula o apuntar-te recordatoris a la teva agenda.
- O bé, podeu crear notificacions al CRM: en executar una tasca, podeu assignar a un altre membre de l'equip l'activitat següent. Quan l'hàgiu de dur a terme, us saltarà una alerta, i tindreu accés directe a la informació que necessiteu.
Sol·licitud d'informació per fer les admissions
Cada centre té els seus processos per formalitzar les inscripcions de nous alumnes. Però en general solen sol·licitar documentació (DNI, targeta sanitària, calendari de vacunació) i demanar informació a les famílies mitjançant un document a completar.
Com fer-ho?
- Si el vostre procés de captació és manual, haureu de revisar, un per un, l'estat de cada candidat i enviar-li, des del vostre correu electrònic, un missatge amb el que necessiteu.
- Però si treballes amb un CRM, podràs crear un únic missatge de correu electrònic, adjuntar els documents que necessites que completi cada candidat, i fer un sol enviament. Cada família rebrà un correu individual, al vostre nom, i us podrà respondre amb el que necessiteu. Encara més, podràs guardar la documentació dins del mateix CRM, perquè quedi sempre vinculada a l'historial de cada alumne.
Tancament del procés
El procés de captació es tancarà de dues maneres: els candidats passaran a ser alumnes del teu centre, o bé aniran a una altra escola.
Per poder analitzar les teves dades i implementar millores de cara al nou curs, és important que tanquis cada procés de manera personalitzada. És a dir, que sàpigues també per què alguns candidats van escollir un altre centre, i a quin centre se'n van.
Potser et preguntes com ho pots saber. Si és així, al proper article t'explicarem com recollir i analitzar les dades que necessites per millorar i optimitzar el teu procés de captació d'alumnes.