Prueba con Dinantia

Tu centro, ¿informa o comunica?

Según la Real Academia Española, Comunicar es “Conversar, tratar con alguien de palabra o por escrito” e Informar es “Enterar o dar noticia de algo”. Es decir, cuando comunicamos, hacemos partícipe al otro, establecemos una relación. Sin embargo, cuando informamos, trasladamos unos datos sin importarnos lo que haga el receptor con ellos. La mayoría de los centros educativos se mueven todavía en un plano informativo, más que comunicativo. A continuación, te damos unas pautas a tener en cuenta para saltar al plano de la comunicación y mejorar así la relación con tus grupos de interés.

9 pautas para una buena comunicación:

1. Di siempre la verdad.

Seguramente esta frase te sonará porque es lo que solemos decirles a los niños, ¿a que sí? Es más, yo, que soy madre, les digo siempre a mis hijos que si me dicen la verdad, no me enfadaré. Pues bien, eso es al final lo que normalmente nos pasa a todos. Sea lo que sea (o casi) lo que nos comuniquen, nos molesta más que nos lo oculten a que nos lo cuenten. Aunque esto pueda parecerte obvio, piensa que no se trata solo de no mentir, sino de ser trasparente. Sólo así conseguirás que confíen en tus mensajes antes que en otros.

2. El silencio también comunica.

Es muy usual pensar que si no digo nada y me mantengo al margen, no me puedo equivocar. FALSO. Los silencios también comunican y si no, remitámonos a la sabiduría popular: “Quien calla otorga”. Pues sí; ni más ni menos. Lo que no digamos nosotros, lo dirán otros por nosotros con muchas más probabilidades de error, cuando no, mala intención. Ten presente que nadie hablará mejor de tu centro que tú mismo, incluso cuando tengas que contar malas noticias. Si guardas silencio, alguien llenará ese hueco informativo, tenlo por seguro. Y sabemos que desmentir un rumor es muy difícil.

3. El receptor siempre debe ser el protagonista.

Hemos visto en la definición que la comunicación supone conversar, por lo tanto, no consiste en emitir un mensaje sino en conseguir que el receptor perciba lo que queremos transmitir y, si fuera necesario, permitir que nos responda. No sirve de nada hablar mucho si el receptor no entiende o no aprecia el mensaje. Cuando comunicamos, siempre debemos ponernos en los zapatos del receptor y preguntarnos: ¿por qué le va a interesar lo que le cuento, a través de qué canal lo va a recibir más fácilmente, qué lenguaje le resulta más afín…?

"Cuando comunicamos, siempre debemos ponernos en los zapatos del receptor y preguntarnos: ¿por qué le va a interesar lo que le cuento, a través de qué canal lo va a recibir más fácilmente, qué lenguaje le resulta más afín…?"

Para esto es imprescindible conocer bien a nuestros diferentes receptores, escucharlos atentamente, utilizar su lenguaje; en definitiva, buscar su interés. Si no, nuestros mensajes pasarán totalmente desapercibidos o, lo que es peor, generarán un ruido indeseable. Recuerda: para que te escuchen, primero debes escuchar tú.

4. Facilita la bidireccionalidad

Conversar requiere que ambas partes puedan expresarse. La mayoría de centros no tienen en cuenta los canales de comunicación de entrada, como si con ello se pudiera evitar que las familias acaben haciendo llegar sus inquietudes. Pero no se le puede poner puertas al campo. Las familias, se comunican con el centro. A veces, como respuesta a una comunicación pero otras son sus propias necesidades las que originan el mensaje.

"Si no habilitas los canales adecuados, estás perdiendo la oportunidad de escuchar a tu interlocutor, además de que alimentas los rumores y fuerzas a la comunicación presencial, desorganizada y sin control."

Y el centro debe valorar esa interacción como un pequeño tesoro puesto que ayuda a comprender mejor al cliente y por tanto, a anticiparse a sus demandas. Si no habilitas los canales adecuados, estás perdiendo la oportunidad de escuchar a tu cliente además de que alimentas los rumores y fuerzas a la comunicación presencial, desorganizada y sin control.

5. Sé relevante, conciso y coherente

Cuando nos planteamos enviar un mensaje, debemos tener muy claro cuál es el objetivo. ¿Queremos que el receptor responda, que se dé por enterado, que realice alguna acción,...? Es importante evitar la sobre-comunicación de ideas. Es decir, es mejor exponer una sola idea principal en cada mensaje. El exceso de contenido provocará que el receptor no recuerde la mayoría de la información, suponiendo que llegue a escucharla o leerla. ¿Cuántas veces te ha llegado un mensaje y no te has viso capaz de leerlo o no has llegado a entender lo que querían trasmitirte? Seguramente, en esos casos, el mensaje era largo y estaba falto de estructura. Cuando construyamos un mensaje (oral o escrito) debemos intentar captar la atención del receptor, haciendo que vea que ese mensaje va dirigido a él y es de su interés. Una vez captada la atención, el mensaje debe ser claro y conciso.

6. No te olvides de nadie

Cuando comuniques, piensa cuántos tipos distintos de receptor puedes tener. Muchas veces los centros se focalizan en la comunicación a las familias y descuidan, por ejemplo, la comunicación a los alumnos. O, simplemente, dirigen el mismo mensaje a estos dos colectivos que, estarás de acuerdo, no tienen el mismo perfil comunicativo. También es importante tener en cuenta al personal docente y no docente del centro. Ellos deberían ser los primeros en recibir la información y tener la oportunidad de aportar sus opiniones. En cualquier caso, recuerda que debes adaptar el mensaje a cada público. Así que, antes de enviar un mensaje a varios públicos, párate a pensar si debe ser el mismo para todos o tienes que hacer comunicaciones separadas.

7. Escoge bien el canal

Tan importante como el contenido es la elección del canal. Debes cuestionarte a través de qué medio hay más posibilidades de que esa información llegue correctamente y a tiempo para cumplir el objetivo planteado. Es decir, no es lo mismo enviar un mensaje informativo sobre una actividad que afecta a todos los padres y que se llevará a cabo en el medio o largo plazo (por ejemplo, los campamentos de verano), que informar a un grupo de padres sobre un aspecto de cierta urgencia referente a sus hijos (por ejemplo, que el grupo ha llegado bien a la casa de colonias), que contactar con una familia para que recojan a su hijo que tiene fiebre. Estos tres ejemplos de comunicación son diferentes tanto en la urgencia, como en el tipo de mensaje y en el número de destinatarios.

"Muchos centros han incorporado las redes sociales como canal de comunicación con los padres, pero ¿sabemos si tienen cuentas en Facebook, en twitter…? ¿Les estamos “obligando” a abrirse cuentas para poder estar informados? "

Parece lógico pensar, por tanto, que los canales deberían ser diferentes y que resulta imprescindible escoger el más adecuado en cada caso. Me gustaría destacar que últimamente muchos centros han incorporado las redes sociales como canal de comunicación con los padres, pero ¿sabemos si tienen cuentas en Facebook, en twitter…? ¿Les estamos “obligando” a abrirse cuentas para poder estar informados? Ten en cuenta que eres tú como emisor el que tienes que ir a buscar al receptor y no al contrario. Afortunadamente, hoy en día existen plataformas como Dinantia, que pueden ayudarte.

8. Planifica, planifica y planifica

El peor amigo de la comunicación es la improvisación. Aunque te parezca que no tienes tiempo, una buena calendarización de los mensajes aumenta enormemente la eficiencia. Desde el momento en que conoces la programación de actividades para el curso, puedes planificar los mensajes. Así, evitarás las prisas del último momento y la concentración de mensajes en un solo día o la falta de tiempo de reacción que se les da a veces a los padres. Si sabes que vas a tener que comunicar, ¿por qué no anticiparse en la preparación? Sí, es cierto que no siempre podemos anticipar todos los mensajes pero al menos, ¿por qué no hacerlo para aquellos que ya conocemos desde principio de curso?

9. Define un estilo común y homogéneo y extiéndelo a toda la organización

Es de vital importancia que la comunicación sea homogénea. Para esto, como decíamos anteriormente, hay que tener en cuenta todos los puntos de contacto e involucrar a todo el personal del centro. Es recomendable contar con una persona especialista responsable de comunicación que defina las normas y el estilo, planifique y dicte la estrategia de comunicación y, por último, pero no menos importante, que enseñe a comunicar según dichas normas y estilo a todo el personal del centro. Y esa persona puede ser alguien externo o interno.

CONCLUSIÓN

En definitiva, para una comunicación eficaz debes planificar los mensajes, escoger los canales y preparar los contenidos pero, sobre todo, debes pensar en tu interlocutor. Porque, como decía Charlie Kaufman: “Hablar constantemente no es necesariamente comunicación”.

Y tu centro, ¿informa o comunica?