Resumen y conclusiones
En este capítulo recopilamos las aportaciones más relevantes de los 10 anteriores para que te sirva como una guía breve de comunicación. Lo primero que debes tener en cuenta son las 9 pautas que recogíamos en el primer capítulo y que, resumidas, son las siguientes:
- Di siempre la verdad.
No se trata solo de no mentir, sino de ser trasparente. Sólo así conseguirás que confíen en tus mensajes antes que en otros. - El silencio también comunica.
Si guardas silencio, alguien hablará por ti y quizás transmita el mensaje con menor exactitud y seguro que con menos cariño. - El receptor siempre debe ser el protagonista.
Cuando comunicamos, siempre debemos ponernos en los zapatos del receptor. Para que te escuchen, primero debes escuchar tú. - Facilita la bidireccionalidad
Si no habilitas los canales adecuados para la interacción, pierdes la oportunidad de escuchar a tu cliente y fuerzas a la comunicación desorganizada y sin control. - Sé relevante, conciso y coherente
Debes captar la atención del receptor haciendo que vea que ese mensaje va dirigido a él y es de su interés. Para ello, el mensaje debe ser claro y conciso. - No te olvides de nadie
Antes de enviar un mensaje a varios públicos, plantea si debe ser el mismo para todos o tienes que hacer comunicaciones separadas. - Escoge bien el canal
Debes cuestionarte a través de qué medio hay más posibilidades de que la información llegue correctamente y a tiempo para cumplir el objetivo planteado. - Planifica, planifica y planifica
El peor amigo de la comunicación es la improvisación. - Define un estilo común y homogéneo y extiéndelo a toda la organización
Para que la comunicación sea homogénea hay que tener en cuenta todos los puntos de contacto e involucrar a todo el personal del centro.
Una vez asumidas las pautas generales para una buena comunicación, deberías plantearte cuál es el mejor canal a utilizar. Para hacerlo es importante que tengas en cuenta estas cuatro variables:
- El receptor: la familia, el alumno, la comunidad, el personal docente,…
- El contenido: información general o específica, requiere respuesta, es meramente informativo,…
- El momento: es urgente, debe ser recibida en una fecha concreta, con cuánta antelación,…
- El objetivo: qué quiero conseguir con esa comunicación
En función de éstas variables, podremos decidir si es mejor utilizar canales tradicionales (agenda, circulares, reuniones presenciales,…) o debemos plantearnos el uso de los nuevos canales de comunicación (email, web, redes sociales, aplicaciones móviles,…)
La conclusión principal es que los medios tradicionales pueden seguir siendo válidos en determinados momentos de la comunicación entre escuela y familia pero es preciso utilizarlos en base a un plan de comunicación que incorpore también las nuevas herramientas tecnológicas que mejoran la bidireccionalidad.
En este sentido, es importante remarcar que no cabe duda de que la web y las redes sociales están tomando cada vez más relevancia en la comunicación del centro. Sin embargo, no se puede “estar por estar” ya que cualquier comunicación que hagamos online habla de nosotros como un altavoz.
Nuestra web refleja lo que somos. El 97% de las familias consulta la web del centro antes de visitar sus instalaciones, lo que la convierte en una importantísima carta de presentación. Por ello debemos cuidarla y prestarle la atención y los recursos que merece. Debe ser dinámica, intuitiva y responsive (que se vea bien desde el móvil), y mostrar información útil y de interés.
Respecto a las redes sociales, antes de abrir un perfil, debemos preguntarnos Para qué? (qué objetivo/s vamos a cubrir); para quién? (a qué grupo de receptores nos vamos a dirigir); qué? (cuales son los contenidos que vamos a compartir) y quién? (designar un responsable de la gestión).
Por otro lado, es importante tener presentes los errores más comunes que se dan en la comunicación entre el centro y las familias y que resumimos en los siguientes:
- La comunicación unidireccional y falta de información
- El exceso de información
- La comunicación reactiva (vs. proactiva)
- No aprovechar los nuevos canales de comunicación existentes
- Una actitud de “cierre”
Pero también recordar algunas pautas para mejorar la situación:
- Evitar el uso de un doble lenguaje
- Escuchar
- Preguntar
- Actuar con humildad
- Tener un enfoque positivo
Uno de los focos más comunes de generación de conflictos comunicativos es el uso inadecuado de los grupos de whatsapp. La mejor manera de evitarlos es mantener a las familias rigurosa y puntualmente informadas. Para hacerlo, nuestra recomendación es buscar alternativas más eficientes y efectivas, basando la comunicación entre el centro y las familias en la proximidad, la confianza y que cumplan con la GDPR. Hoy en día, existen aplicaciones diseñadas específicamente para los centros educativos (como Dinantia), que facilitan la gestión de la comunicación, aumentando la satisfacción de las familias, evitando los conflictos y, si el centro lo desea, facilitando la bidireccionalidad en la comunicación con las familias. Estas nuevas apps no son sólo una buena herramienta para mejorar la comunicación, sino que además contribuyen a potenciar la imagen innovadora del centro y lo diferencian de su competencia.
Y no debemos olvidarnos de la comunicación interna. Recordemos que en un centro educativo casi todos sus miembros se comunican en algún momento con las familias y/o los alumnos. Por lo tanto, debemos asegurar que los docentes y resto de personal interno conocen antes que nadie las actividades, planes, cambios y novedades que vaya a ofrecer el centro. Además, la comunicación interna es clave en la estrategia de los centros educativos, por su alto impacto en el clima laboral, en la reducción de conflictos, en la satisfacción e implicación de todo el personal y, en definitiva, en el mejor funcionamiento de la escuela. Debemos conseguir que deje de ser una asignatura pendiente ya que constituye una herramienta fundamental para alcanzar los objetivos de las organizaciones.
Y ya por último pero no menos importante, deberías tener en cuenta la comunicación en caso de crisis. Nadie está a salvo de una crisis, que no tiene porqué ser especialmente grave aunque sí inesperada. Por este motivo y porque suponen un riesgo para la reputación de la organización, nuestro consejo es que debes estar preparado por si llega, anticipándote y planificando las actuaciones necesarias y sus responsables.
CONCLUSIÓN
En definitiva, la comunicación eficaz es un factor esencial para el éxito de las organizaciones. Para conseguirla debemos planificar los mensajes, escoger los canales y herramientas más adecuados y preparar los contenidos pero, sobre todo, tenemos que pensar en el interlocutor. Porque, como decía Charlie Kaufman, “Hablar constantemente no es necesariamente comunicar”.
Y tu centro, ¿informa o comunica?
