Las nuevas apps de comunicación: una oportunidad de modernizar tu centro

Hasta ahora hemos hablado del presente de la comunicación de los centros, tanto en lo que respecta a la forma y contenido, como a los canales. En este capítulo queremos profundizar en las nuevas plataformas que han aparecido recientemente y que mejoran y facilitan sustancialmente la labor de comunicación del centro, tanto con las familias y los alumnos como internamente.

¿EN QUÉ CONSISTEN?

Son aplicaciones móviles y multiusuario para la gestión académica, administrativa y comunicativa de los centros educativos. Facilitan la gestión escolar (faltas, incidencias, evaluaciones, horarios…), formativa (temarios, ejercicios, deberes…) y administrativa (comunicados, noticias, eventos, gestión de personal docente…).

¿QUÉ APORTAN AL CENTRO?

La mayoría de las plataformas permiten optimizar la gestión general del centro pero, siendo ésta una guía de comunicación, vamos a centrarnos en sus posibilidades y ventajas en lo que se refiere a este área concreta.

Estas aplicaciones facilitan y mejoran la comunicación entre profesores, padres y alumnos mediante un servicio de mensajería instantánea, garantizando la privacidad de los datos personales. Los centros educativos pueden gestionar la información desde la plataforma web, disponen de mensajes ilimitados y reciben confirmación de lectura con fecha y hora. Permiten elegir a los destinatarios de los mensajes de manera flexible y recibir respuesta a sus comunicados, mientras que padres y alumnos pueden comunicarse con el centro y otros usuarios, sin necesidad de revelar su teléfono, simplemente aportando un correo electrónico.

Es decir, mejora la comunicación bidireccional, aportando mayor satisfacción de los padres y, en consecuencia, más implicación en la vida educativa del centro. Algunas de las funcionalidades de estas plataformas son:

• Notificaciones y recordatorios: optimizan la lectura de los mensajes por parte de los padres.
• Autorizaciones con firma digital: facilitan la gestión de las autorizaciones para salidas y excursiones con validez legal.
• Preguntas y formularios: permiten realizar encuestas y recoger todas las respuestas de forma centralizada para un mejor análisis de los resultados.
• Comunicación segmentada: facilitan la agrupación de los contactos de forma flexible para una comunicación personalizada.
• Control de asistencia: agilizan las notificaciones a los padres de los alumnos ausentes ya que se puede pasar lista desde la propia aplicación.
• Comunicación más atractiva y actual: creación de newsletters periódicas con información relevante para las familias o para el personal del centro.
• Datos sobre la lectura de los mensajes: puedes saber en todo momento, para cada mensaje, quién y cuándo lo ha leído (y quién no).
• Menú escolar: facilita el acceso de los padres al menú diario para adecuar las cenas a la comida de los niños.
• Reporte de acoso escolar: algunas plataformas incorporan un sistema de aviso, anónimo y seguro para los alumnos, en caso de bullying.

"Estas aplicaciones facilitan y mejoran la comunicación entre profesores, padres y alumnos mediante un servicio de mensajería instantánea, garantizando la privacidad de los datos personales."

BENEFICIOS DE UTILIZAR ESTAS PLATAFORMAS

Son muchos los beneficios que aportan estas plataformas a los colegios, padres, profesores y alumnos. A continuación, destacamos los más importantes:

• Inmediatez: la comunicación al móvil permite el envío y recepción instantánea del mensaje por parte del destinatario. Este aspecto es, en ocasiones, un elemento crítico. Recientemente, un incendio en un bosque cercano a un colegio provocó alarma entre los padres de los alumnos. Sin embargo, mediante la app de comunicación, este centro pudo avisar simultánea e inmediatamente a todos los padres de que no había peligro.
• Diferenciación/notoriedad: es cierto que la mayoría de las personas tienen el mail en el móvil, pero ¿cuántos mails reciben cada día? Si nos ceñimos al mail, ¿cómo conseguimos destacar los mensajes de nuestro centro frente al resto? Con una app específica con notificaciones independientes conseguimos esa diferenciación y notoriedad inmediata.
• Imagen de centro adaptado a la realidad del siglo XXI: “Si no me llega al móvil, no me entero”. Actualmente la gente está constantemente “bombardeada” con información de muchas fuentes y distintos grados de relevancia y sólo en ocasiones o casos muy puntuales “hacen el esfuerzo” de buscar una información concreta (resultados de partidos de fútbol, últimas noticias, etc). En general, las personas ya no buscan información de forma periódica, sino que esperan que, si algo relevante sucede, se les informará.
• Imagen de marca: Si optamos por una app personalizada estaremos reforzando la imagen de marca de nuestro centro. Conseguimos estar presentes en la pantalla del móvil de los padres, y esto a su vez facilita el boca-oreja, tan importante para captar futuros alumnos.
• Reducción de tareas administrativas: Estas plataformas suelen ser intuitivas y muy fáciles de utilizar con lo que se ahorra tiempo a la hora de enviar mensajes a múltiples grupos, hacer preguntas, pedir autorizaciones, enviar recordatorios, pasar lista, etc.
• Comunicación más eficiente: Al facilitar la creación de grupos específicos en función de los puntos en común (p.ej.: curso, clase, equipo de futbol, profesores de primaria,…) cada usuario recibe sólo la información que le concierne, evitando “el bombardeo” de mensajes que, en muchas ocasiones son irrelevantes para el receptor.
• Mejora la satisfacción e implicación de las familias: Una buena comunicación, útil y a tiempo, genera una mayor satisfacción por parte del receptor (en este caso, las familias) y aumenta su implicación con el proyecto del centro.
• Gestión sostenible, responsable y respetuosa con el medio ambiente: ¿Cómo podemos hablarles a los alumnos de respeto al medioambiente si, en el centro, imprimimos cientos de papeles y se los damos para que los lleven a casa? Con estas plataformas al reducir el uso del papel, contribuimos a mejorar el medioambiente y transmitimos un mensaje coherente a la comunidad educativa.
• Homogeneización de los envíos y minimización de los errores: Podrás olvidarte de emails, SMS, papeles, intranets y grupos de Whatsapp; de esta manera, al tenerlo todo centralizado en la plataforma, se reducen los errores en los envíos y se homogeneiza el estilo de los mensajes.

"Estas aplicaciones mejoran la comunicación bidireccional, aportando mayor satisfacción a los padres y, en consecuencia, mejorando su implicación en la vida educativa del centro."

Llegados a este punto, si no lo habías hecho antes, habrás descubierto ya las ventajas y posibilidades que ofrecen este tipo de plataformas pero quizás ahora te preguntes ¿cuál escoger entre todas las que hay? A continuación te damos algunas pautas que deberías tener en cuenta antes de seleccionarla:

• Versatilidad: probablemente las necesidades de hoy no sean las mismas que las que tu centro pueda tener mañana, por eso, es importante que la plataforma avance y su desarrollo sea continuo para adaptarse a las mismas.
• Facilidad de uso: debes tener en cuenta que una de las ventajas de estas plataformas es que permiten la descentralización de los mensajes. Sin embargo, no todos los usuarios tienen el mismo nivel tecnológico por lo que la plataforma debería ser intuitiva y sencilla en el manejo.
• Diseño y personalización: también es importante que, tanto para el usuario como para el receptor de los mensajes, la plataforma tenga un diseño atractivo y muy visual. Además es recomendable personalizarla con el logotipo y colores del centro para mejorar la percepción de marca tanto interna como externamente.
• Protección de los datos: es imprescindible que la plataforma trabaje bajo el cumplimiento de los reglamentos y leyes de protección de la información de contacto de los usuarios.
• Coste: no debería ser el criterio principal pero, lógicamente, no podemos obviarlo. No estoy diciendo que haya que contratar la plataforma más económica pero sí aquella que nos ofrezca una mejor relación calidad-precio.

Por último, me gustaría añadir que, si bien el uso de una buena app de comunicación es altamente recomendable, no hay que olvidar que para sacarle el máximo provecho se hace necesaria una correcta planificación, priorizando los mensajes y dotándoles de una redacción acorde al estilo del centro. Por ello, es importante que exista un responsable (ya sea interno o externo) para dotar de coherencia a toda la comunicación del centro.

CONCLUSIÓN

En definitiva, las nuevas apps son una muy buena herramienta para mejorar la comunicación de los centros, tanto a nivel interno (personal docente) como externo (familias y alumnos), no sólo porque mejoran la eficiencia de la comunicación, sino también porque contribuyen a potenciar la imagen de innovación y mejora continua del centro y lo diferencian de la competencia.