Novedades de Dinantia para hacerte la gestión más fácil
En Dinantia seguimos incorporando mejoras para que el día a día en los centros educativos sea más ágil, más claro y más fácil de gestionar.
Muchas veces, las tareas que más tiempo consumen no son necesariamente las más complejas, sino las más repetitivas: pedir siempre la misma información a las familias, actualizar estados manualmente en admisiones, revisar solicitudes una por una o coordinar mejor el trabajo entre varias personas del equipo.
Por eso, las últimas novedades de Dinantia están pensadas para ayudarte precisamente en eso: ordenar mejor la información, automatizar procesos y facilitar el seguimiento de tareas clave dentro del centro.
A continuación te contamos algunas de las mejoras que ya tienes disponibles.
1. Plantillas de mensajes para que las familias envíen solicitudes más ordenadas
Una de las novedades de Dinantia más útiles en comunicación con familias es la posibilidad de dejar preparados formularios para que las familias los utilicen cuando necesiten comunicar algo concreto al centro.
Qué cambia con esta nueva opción
Hasta ahora, en muchas situaciones, las familias tenían que redactar un mensaje desde cero. Eso podía hacer que la información llegara de forma distinta en cada caso: a veces faltaban datos, otras veces no se adjuntaba la documentación necesaria y, en general, el centro tenía que invertir más tiempo en revisar o pedir información adicional.
Con esta mejora, el centro puede preparar formularios para comunicaciones habituales. Así, cuando una familia vaya a enviar un mensaje, además de la opción de escribir uno normal, verá también la posibilidad de seleccionar uno de esos formularios ya configurados.
Al elegirlo, podrá indicar para qué hijo es la solicitud y completar los campos que el centro haya definido previamente.
El resultado es una recogida de información mucho más ordenada, clara y completa. En lugar de depender de cómo redacte cada familia el mensaje, el centro recibe directamente los datos que necesita en cada caso.
Ejemplos prácticos de uso en el centro
Esta funcionalidad puede ser especialmente útil para situaciones frecuentes como:
- solicitud de toma de medicamentos
- solicitud de dieta blanda
- otras gestiones recurrentes que el centro recibe habitualmente
Además, cada formulario puede incluir preguntas específicas según el tipo de solicitud. Por ejemplo, en una petición relacionada con la toma de medicamentos, se puede solicitar adjuntar la receta médica y añadir la firma de los tutores.
Esto no solo mejora la comunicación con las familias, sino que también ayuda al centro a gestionar mejor cada petición y a reducir intercambios innecesarios para completar información.
Videotutorial: cómo configurar y usar esta funcionalidad
2. Nueva automatización para actualizar el estado de los candidatos en el CRM
Otra de las novedades de Dinantia está pensada para facilitar el trabajo de los equipos que gestionan admisiones.
Ahora ya puedes actualizar automáticamente el estado de los candidatos en el CRM mediante una automatización.
Cómo ayuda en el seguimiento del proceso de admisión
En muchos centros, una parte importante del seguimiento de candidatos consiste en realizar cambios de estado a medida que se completan determinadas acciones. Aunque es una tarea sencilla, hacerla manualmente una y otra vez consume tiempo y aumenta el riesgo de olvidos o inconsistencias.
Con esta mejora, puedes crear una automatización para que, por ejemplo, cuando una actividad como matrícula se marque como completada, el candidato pase automáticamente al estado correspondiente.
Esto permite que el proceso avance de forma más fluida y que el equipo no tenga que estar pendiente de actualizar cada ficha manualmente.
Cuándo puede resultar especialmente útil
Esta funcionalidad resulta especialmente práctica cuando hay procesos masivos o cuando varios candidatos comparten una misma acción completada.
Por ejemplo, si seleccionas varios candidatos y registras una misma actividad ya finalizada, esta automatización puede ayudarte a que todos ellos pasen al estado que toque sin tener que revisar uno por uno.
En la práctica, esto se traduce en un CRM más ágil, menos tareas repetitivas y un mejor control del proceso de admisión.
3. Un calendario CRM más visual y más fácil de seguir
También hemos mejorado la visualización del calendario del CRM para que sea más sencillo identificar y seguir las actividades de cada usuario.
Mejor visibilidad por usuario
Ahora las actividades aparecen con colores diferenciados según la persona responsable, y esos colores se mantienen de forma coherente entre meses.
Este cambio puede parecer pequeño, pero en el día a día marca una diferencia importante. Cuando varias personas del equipo están gestionando llamadas, entrevistas, visitas o seguimientos, poder identificar rápidamente quién lleva cada actividad ayuda a trabajar con más claridad.
Además, la leyenda y el filtro del CRM ahora se muestran divididos por usuario, lo que facilita filtrar la información y revisar la agenda o el trabajo de cada persona con más precisión.
Más claridad para coordinar el trabajo del equipo
En equipos de admisiones donde varias personas participan en el seguimiento de candidatos, tener una visión más visual del calendario ayuda a coordinarse mejor y a detectar rápidamente cómo se está repartiendo el trabajo.
En definitiva, esta mejora hace que el calendario del CRM sea más ordenado, más intuitivo y más útil para el seguimiento diario.
4. Módulo de guardias: Aviso automático cuando se añade documentación a una ausencia ya aprobada
Otra de las novedades de Dinantia está pensada para facilitar el seguimiento de solicitudes que ya han sido aprobadas, sin necesidad de hacer comprobaciones manuales constantes.
Hasta ahora, podía ocurrir que un usuario solicitara una baja, un/a responsable la aprobara y, tiempo después, el propio usuario añadiera nueva documentación relacionada con esa solicitud, como por ejemplo un justificante médico. En ese caso, nadie recibía una notificación y el centro tenía que revisar manualmente si se había incorporado algún documento nuevo.
Con esta mejora, Dinantia puede avisar cuando se añade nueva documentación a una solicitud ya aprobada, de manera que el equipo responsable no tenga que estar pendiente de comprobar continuamente si ha habido cambios.
Una mejora útil para evitar revisiones manuales
Esta novedad responde a una necesidad muy concreta: no tener que revisar una y otra vez solicitudes ya aprobadas para comprobar si más adelante se ha añadido documentación.
Por ejemplo, una persona puede comunicar una baja, esta se aprueba y, una semana después, adjuntar el justificante correspondiente. Hasta ahora, ese documento podía pasar desapercibido si nadie entraba de nuevo a revisar la solicitud.
Con este aviso, el seguimiento resulta más ágil y más claro, y se reduce el riesgo de que documentación importante quede sin revisar.
Cuándo se envía esta notificación
Es importante tener en cuenta que esta notificación solo se envía si se cumplen estas condiciones:
- la solicitud está aprobada
- hay documentos nuevos
- los documentos los sube el usuario que solicitó la baja, no un/a responsable o administrador/a
En definitiva, es una mejora pensada para ahorrar tiempo, evitar comprobaciones manuales innecesarias y facilitar un mejor seguimiento de la documentación que se incorpora después de aprobar una solicitud.
5. Automatizaciones del CRM más personalizadas según curso o convocatoria
Otra mejora importante afecta a las automatizaciones del CRM y permite personalizar mejor los mensajes automáticos según el curso o la convocatoria de interés del candidato.
Mensajes automáticos más adaptados a cada caso
Ahora, al finalizar una actividad, puedes añadir condiciones y hacer que la automatización actúe de forma distinta según el curso o el periodo correspondiente.
Esto abre la puerta a una comunicación más segmentada dentro del proceso de admisión, sin necesidad de gestionarlo todo manualmente.
Por ejemplo, después de una entrevista o una visita guiada, puedes enviar automáticamente un mensaje diferente a las familias interesadas en Primaria y otro a las que han mostrado interés en Secundaria.
Un seguimiento más personalizado sin más trabajo manual
Esta mejora ayuda a adaptar la comunicación a cada perfil de interés desde las primeras interacciones.
En lugar de enviar siempre el mismo mensaje a todos los candidatos, el centro puede hacer un seguimiento más personalizado y coherente con cada caso, sin aumentar la carga de trabajo del equipo.
Eso permite combinar dos cosas que a menudo cuesta equilibrar en admisiones: ahorrar tiempo y, al mismo tiempo, cuidar mejor la comunicación con cada familia.
Dinantia sigue evolucionando para simplificar la gestión del centro
Estas novedades de Dinantia tienen algo en común: no buscan añadir complejidad, sino ayudarte a gestionar mejor el día a día del centro.
Ya sea para ordenar la comunicación con familias, automatizar tareas del CRM, mejorar la coordinación del equipo o hacer un seguimiento más claro de la documentación, cada mejora está pensada para reducir tareas repetitivas y facilitar el trabajo diario.
Porque digitalizar no consiste solo en tener más herramientas, sino en conseguir procesos más claros, más ordenados y más fáciles de gestionar.
Y ahí es donde Dinantia quiere seguir ayudando: poniendo la tecnología al servicio de una gestión más ágil, más profesional y más útil para los centros educativos.
