Gestión documental en el CRM
El CRM de Dinantia es la herramienta que te permitirá gestionar el proceso de admisiones de tu centro. En un centro educativo, y más hoy en día, es de vital importancia gestionar bien todas las solicitudes que se reciben, con el objetivo de que el máximo número de ellas se conviertan en alumnos. Muchos centros usan el Excel y la agenda para gestionar ese proceso. Pero estas herramientas no están diseñadas para tramitar la captación de alumnos, y llevan de forma irremediable a que la gestión del proceso sea más ineficiente y por lo tanto perdamos candidatos por el camino.
Nuestro CRM te ayudará en toda la gestión del proceso, desde que recibes la solicitud del candidato (por teléfono, email, a través de un formulario en tu web que se incorpora automáticamente al CRM, etc.) hasta que este candidato finalmente se matricule en tu centro.
El CRM te facilita la gestión diaria de cada candidato (llamadas, visita de puertas abiertas, entrevista, seguimiento, solicitud de documentación, etc.), y te permite programar actividades para no olvidarte de realizar el seguimiento de ningún candidato. Por último, dispones de informes y estadísticas en tiempo real, para conocer en todo momento el número de matrículas realizadas, candidatos interesados, ratios de conversión, canales que mejor convierten, etc.
Una parte importante del proceso de admisiones es la gestión de la documentación asociada a cada candidato. Durante las diferentes fases del proceso de admisiones, y en función probablemente de la edad y del curso en que esté interesado ese candidato, vas a tener que solicitar al candidato o a su familia diversos documentos. Y por ese motivo hemos incorporado un módulo de gestión documental en nuestro CRM, dentro de la ficha del candidato.
Funcionalidades del gestor documental
El primer paso consiste en definir qué documentos son los que vas a necesitar gestionar en la ficha de cada candidato. Lo más probable es que esos documentos no sean los mismos para todo el mundo, sino que en función del curso del candidato necesites unos u otros. A un alumno que va a iniciar el primer curso de educación infantil no le vas a pedir su expediente académico, en cambio a un alumno que quiera cursar Bachillerato seguramente sí.
Desde la sección de configuración del proceso de admisiones podrás decidir qué tipo de documentos quieres dar de alta, y para qué convocatorias y cursos estará disponible cada uno. Quizá el DNI lo quieres solicitar a los candidatos de todos los cursos, y el expediente académico sólo a los alumnos de Bachillerato, por poner un ejemplo.
Una vez definidos los diferentes tipos de documento, en la ficha de cada candidato, en la sección de "Adjuntos" verás los diferentes documentos definidos, que podrán ser unos u otros en función de la convocatoria y curso de ese candidato. Desde ahí podrás añadir los diferentes documentos, cambiar el estado de cada uno de ellos, y podrás también buscar y filtrar para localizar fácilmente un documento en concreto.
Hemos grabado un videotutorial para que veas fácilmente cómo configurar y usar el módulo de gestión documental: