Caso de Éxito: Institut Francesc Vidal i Barraquer y Dinantia
Simplificando la Gestión de Pagos en los Centros Educativos
En la era de la digitalización, gestionar de manera eficiente los pagos en un centro educativo puede ser un desafío, especialmente cuando el volumen de alumnos y actividades es elevado. Este es el caso del Institut Francesc Vidal i Barraquer de Tarragona, un centro con más de 1.600 alumnos durante el curso 2023-2024, que ofrece una amplia gama de Ciclos Formativos de diversas familias profesionales y estudios de Bachillerato. Este instituto ha logrado transformar su gestión de pagos, reduciendo errores y ahorrando tiempo gracias al uso de la plataforma Dinantia, su módulo de pagos y el CRM.
Hablamos con Francesc Bertó, secretario del centro.
El Reto: Un Sistema de Pagos Manual e Ineficiente
Antes de implementar Dinantia, el Institut Francesc Vidal i Barraquer gestionaba los pagos mediante ingresos bancarios o a través de cajeros para matrículas y excursiones. Este sistema, aunque común en muchos centros, presentaba importantes dificultades. Según explica su equipo administrativo:
"El principal problema que teníamos era la gestión y control de pagos, dado el gran número de alumnos y la elevada cantidad de excursiones y actividades que se realizaban."
Con más de 1.600 estudiantes participando en numerosas actividades y salidas, la gestión manual de los pagos suponía una carga administrativa muy elevada, con riesgo de errores y dificultades en la conciliación de datos.
La Solución: Dinantia y su Módulo de Pagos
Para afrontar estos retos, el Institut Francesc Vidal i Barraquer decidió digitalizar su proceso de pagos y optó por Dinantia, atraídos por su capacidad de agilizar las comunicaciones con las familias y mejorar la gestión interna. Uno de los elementos clave fue la implementación del módulo de pagos.
Este módulo, totalmente integrado en la plataforma Dinantia, facilita la gestión de pagos de actividades, excursiones, matrículas y cualquier otro tipo de cobro de manera rápida y segura. A través de la app, las familias pueden realizar los pagos sin necesidad de desplazarse al banco o cajero. Según comentan desde el instituto:
"Los principales beneficios de los pagos con Dinantia son un control riguroso de los pagos, la reducción del tiempo en la gestión y la mejora en el seguimiento de los pagos."
Beneficios Inmediatos: Ahorro de Tiempo y Reducción de Errores
Desde la implementación de Dinantia, el Institut Francesc Vidal i Barraquer ha experimentado una serie de beneficios tangibles. Uno de los más destacados es el ahorro de tiempo en la gestión administrativa. El módulo de pagos permite al personal del centro hacer un seguimiento exhaustivo de los pagos, generar informes automáticamente y evitar la conciliación manual de datos. Esto ha liberado al personal administrativo de tareas repetitivas:
"Esto supone una liberación de tareas del personal que pueden dedicarse a otras labores, sabiendo que la gestión de los pagos está cubierta."
Además, el sistema ha ayudado al centro a reducir los errores que antes eran habituales debido a la gestión manual de grandes volúmenes de información. Todo esto facilita el cumplimiento de sus obligaciones ante el Departamento de Educación y Formación Profesional.
Una Experiencia Completa: Más allá del Módulo de Pagos
Aunque el módulo de pagos ha sido fundamental para mejorar la gestión financiera del instituto, su equipo también destaca otros módulos de Dinantia, como el CRM, que les ha permitido gestionar mejor las matrículas, enviando a cada alumno un formulario para aportar la documentación necesaria y realizar un seguimiento más completo del alumnado:
"No debemos olvidar que hay otros módulos de Dinantia, además del módulo de pagos, que nos han llevado a dar un salto cualitativo en la gestión diaria del centro, como el módulo CRM."
Recomendación a Otros Centros Educativos
El Institut Francesc Vidal i Barraquer no duda en recomendar Dinantia a otros centros educativos que busquen mejorar su gestión de pagos y su operativa diaria. Según ellos, el salto cualitativo que han dado en la gestión de comunicaciones y pagos ha sido evidente desde que implementaron la plataforma:
"Recomendamos Dinantia por el impacto positivo que tiene en las comunicaciones con el alumnado y las familias. También destacamos la mejora en el control y la gestión de los pagos."
Conclusión
El caso del Institut Francesc Vidal i Barraquer es un claro ejemplo de cómo Dinantia puede transformar la gestión de pagos y comunicaciones en centros educativos, simplificando procesos, reduciendo errores y liberando tiempo para el personal administrativo. Gracias al módulo de pagos, este instituto ha conseguido una gestión más eficiente, segura y adaptada a las necesidades actuales.
Si tu centro educativo enfrenta desafíos similares, quizás sea el momento de considerar Dinantia y su solución integral para la gestión de pagos y la comunicación escolar
