Tres claus per a una comunicació reeixida amb les famílies
L'inici de l'any és un bon moment per fer balanç, detectar possibles millores i posar en pràctica pautes que ajudin a assolir objectius. Potser una de les teves metes és millorar la comunicació amb les famílies del teu centre.
Potser sentis que no obtens la resposta que necessites. Voldries tenir més participació, que els pares s'hi impliquin més. I potser, en comentar-ho en alguna reunió o esdeveniment, t'has sorprès en saber que no reben la informació. Et trobes al mig de l'any escolar, amb nombrosos projectes en marxa. I, si bé tens unes quantes idees per comunicar millor, no acabes de tenir clar per on començar.
Si és el teu cas, aquí et donem tres claus perquè aquest any aconsegueixis impulsar i millorar la comunicació amb les famílies.
- Planifica
Potser, en llegir això, pensis: “Però si tinc els meus plans fets al detall des de fa mesos”.
Per descomptat! No en dubtem. Segurament:
- Comptes amb pla formatiu i calendari d'activitats.
- Has compartit la teva planificació amb els pares a les reunions de setembre.
- Saps quines activitats fareu en els propers mesos, i qui se n'ocuparà.
- I pots explicar detalladament el seu valor dins del projecte educatiu.
Però, també tens un pla de com comunicaràs les activitats a les famílies? Has identificat què se'n necessita, i quan ho hauries de sol·licitar?
Si voleu que els missatges arribin dins el termini i en la forma escaient, comenceu per completar el vostre calendari d'activitats amb un pla de comunicació interna. Per això, el primer serà identificar els teus objectius.
Per exemple, potser necessitareu:
- comptar amb la totalitat de les autoritzacions signades per a l'excursió a la granja,
- que els alumnes portin materials relacionats amb la primavera abans del 20 de març,
- o aconseguir que un mínim de vint famílies s'apunti a un taller sobre pensament computacional i programació a l'adolescència.
Quan tinguis clars els teus objectius, el següent pas serà mirar el calendari d'activitats, i valorar:
- Amb quanta antelació enviar un missatge als pares? (Per exemple, no requereix el mateix temps signar una autorització, de crear una disfressa, o organitzar-se per assistir a un esdeveniment de l'escola).
- Caldrà enviar un recordatori?
- Quin serà el format més adequat per fer aquest comunicat?
Aquestes preguntes us ajudaran a decidir els temps, la freqüència i el format de cada missatge. Un cop tinguis aquests punts clars, ja podràs completar el teu calendari d'activitats amb la comunicació que en faràs. D'aquesta manera, us serà més fàcil arribar a temps i assegurar-vos que les famílies tindran la informació quan la necessiten.
- Posa't al lloc de les famílies
En escriure, és habitual donar per fet que, qui rep el missatge, ja té certa informació i llegirà el text complet. Però la realitat és que els pares dels alumnes solen anar amb presses i necessiten rebre missatges clars i fàcils d'interpretar. Per això, en crear qualsevol comunicat, posa't al lloc de qui el rebrà, i valora:
- Quant sap del tema?
- Quant de temps tindrà per llegir el missatge?
- Per què us ha d'interessar aquesta informació?
- Quins dubtes pot tenir?
I, a més, tingues en compte quin serà el format més amigable i efectiu, perquè el missatge arribi i rebis la resposta que necessites. Què tal si envies la informació de forma personalitzada, en un mitjà que els pares utilitzin diàriament, com és el telèfon mòbil? I si, a més, els dónes la possibilitat de respondre de manera personalitzada? D'aquesta manera, tindreu més respostes, i els pares s'estalviaran els nombrosos missatges addicionals amb els comentaris d'altres famílies.
- Fes-los saber què necessites
Ja has creat el teu pla de comunicació interna i has valorat la millor manera de fer arribar la informació a les famílies. Ara et queda donar un toc final a les comunicacions: la crida a l'acció. És a dir, manifestar, de manera clara, què necessites que els pares facin en rebre els teus comunicats.
Per exemple:
- Necessites que signin una autorització? Escriu la frase completa, i simplement deixa'ls l'opció de signar.
- Heu d'escollir una data per reunir-vos amb el tutor o tutora? Comparteix un calendari amb les dates disponibles, perquè s'apuntin en la que els resulti millor.
- Els convides a un taller? No oblidis indicar la data, hora, on es farà… I dir-los com es poden apuntar.
En resum
La visió que es té des de dins de l'escola, on les activitats formen part del dia a dia, és diferent de la que tenen les famílies. Per a elles, les activitats de l'escola són una tasca més, que se suma a cura dels fills, de la casa, les compres, la feina… Per això, en rebre notificacions, els pares necessiten tenir informació clara i saber quina acció s'espera que prenguin.
Per acabar, si la teva meta per a aquest any és millorar la comunicació amb les famílies del teu centre, comença per planificar els teus missatges. En escriure'ls, posa't al lloc de les famílies, i fes-los saber què en necessites.
I, arribat el juny, fes un nou balanç. Només fent aquests tres passos, veuràs quant hauràs avançat.