Novetats de Dinantia per fer-te la gestió més fàcil
A Dinantia continuem incorporant millores perquè el dia a dia als centres educatius sigui més àgil, més clar i més fàcil de gestionar.
Moltes vegades, les tasques que més temps consumeixen no són necessàriament les més complexes, sinó les més repetitives: demanar sempre la mateixa informació a les famílies, actualitzar estats manualment en admissions, revisar sol·licituds una per una o coordinar millor la feina entre diverses persones de l’equip.
Per això, les últimes novetats de Dinantia estan pensades per ajudar-te precisament en això: ordenar millor la informació, automatitzar processos i facilitar el seguiment de tasques clau dins del centre.
A continuació t’expliquem algunes de les millores que ja tens disponibles.
1. Plantilles de missatges perquè les famílies enviïn sol·licituds més ordenades
Una de les novetats de Dinantia més útils en comunicació amb famílies és la possibilitat de deixar preparats formularis perquè les famílies els utilitzin quan necessitin comunicar alguna cosa concreta al centre.
Què canvia amb aquesta nova opció
Fins ara, en moltes situacions, les famílies havien de redactar un missatge des de zero. Això podia fer que la informació arribés de manera diferent en cada cas: a vegades faltaven dades, altres vegades no s’adjuntava la documentació necessària i, en general, el centre havia d’invertir més temps a revisar o demanar informació addicional.
Amb aquesta millora, el centre pot preparar formularis per a comunicacions habituals. Així, quan una família vagi a enviar un missatge, a més de l’opció d’escriure’n un de normal, veurà també la possibilitat de seleccionar un d’aquests formularis ja configurats.
En triar-lo, podrà indicar per a quin fill o filla és la sol·licitud i completar els camps que el centre hagi definit prèviament.
El resultat és una recollida d’informació molt més ordenada, clara i completa. En lloc de dependre de com redacti cada família el missatge, el centre rep directament les dades que necessita en cada cas.
Exemples pràctics d’ús al centre
Aquesta funcionalitat pot ser especialment útil per a situacions freqüents com:
- sol·licitud de presa de medicaments
- sol·licitud de dieta tova
- altres gestions recurrents que el centre rep habitualment
A més, cada formulari pot incloure preguntes específiques segons el tipus de sol·licitud. Per exemple, en una petició relacionada amb la presa de medicaments, es pot sol·licitar adjuntar la recepta mèdica i afegir la signatura dels tutors.
Això no només millora la comunicació amb les famílies, sinó que també ajuda el centre a gestionar millor cada petició i a reduir intercanvis innecessaris per completar informació.
Videotutorial: com configurar i utilitzar aquesta funcionalitat
2. Nova automatització per actualitzar l’estat dels candidats al CRM
Una altra de les novetats de Dinantia està pensada per facilitar la feina dels equips que gestionen admissions.
Ara ja pots actualitzar automàticament l’estat dels candidats al CRM mitjançant una automatització.
Com ajuda en el seguiment del procés d’admissió
En molts centres, una part important del seguiment de candidats consisteix a fer canvis d’estat a mesura que es completen determinades accions. Tot i que és una tasca senzilla, fer-la manualment una vegada i una altra consumeix temps i augmenta el risc d’oblits o inconsistències.
Amb aquesta millora, pots crear una automatització perquè, per exemple, quan una activitat com matrícula es marqui com a completada, el candidat passi automàticament a l’estat corresponent.
Això permet que el procés avanci de manera més fluida i que l’equip no hagi d’estar pendent d’actualitzar cada fitxa manualment.
Quan pot resultar especialment útil
Aquesta funcionalitat resulta especialment pràctica quan hi ha processos massius o quan diversos candidats comparteixen una mateixa acció completada.
Per exemple, si selecciones diversos candidats i registres una mateixa activitat ja finalitzada, aquesta automatització pot ajudar-te a fer que tots passin a l’estat que toca sense haver de revisar-los un per un.
A la pràctica, això es tradueix en un CRM més àgil, menys tasques repetitives i un millor control del procés d’admissió.
3. Un calendari CRM més visual i més fàcil de seguir
També hem millorat la visualització del calendari del CRM perquè sigui més senzill identificar i seguir les activitats de cada usuari.
Millor visibilitat per usuari
Ara les activitats apareixen amb colors diferenciats segons la persona responsable, i aquests colors es mantenen de manera coherent entre mesos.
Aquest canvi pot semblar petit, però en el dia a dia marca una diferència important. Quan diverses persones de l’equip estan gestionant trucades, entrevistes, visites o seguiments, poder identificar ràpidament qui porta cada activitat ajuda a treballar amb més claredat.
A més, la llegenda i el filtre del CRM ara es mostren dividits per usuari, cosa que facilita filtrar la informació i revisar l’agenda o la feina de cada persona amb més precisió.
Més claredat per coordinar la feina de l’equip
En equips d’admissions on diverses persones participen en el seguiment de candidats, tenir una visió més visual del calendari ajuda a coordinar-se millor i a detectar ràpidament com s’està repartint la feina.
En definitiva, aquesta millora fa que el calendari del CRM sigui més ordenat, més intuïtiu i més útil per al seguiment diari.
4. Mòdul de guàrdies: Avís automàtic quan s’afegeix documentació a una absència ja aprovada
Una altra de les novetats de Dinantia està pensada per facilitar el seguiment de sol·licituds que ja han estat aprovades, sense necessitat de fer comprovacions manuals constants.
Fins ara, podia passar que un usuari sol·licités una baixa, un/a responsable l’aprovés i, temps després, el mateix usuari afegís nova documentació relacionada amb aquesta sol·licitud, com per exemple un justificant mèdic. En aquest cas, ningú rebia cap notificació i el centre havia de revisar manualment si s’havia incorporat algun document nou.
Amb aquesta millora, Dinantia pot avisar quan s’afegeix nova documentació a una sol·licitud ja aprovada, de manera que l’equip responsable no hagi d’estar pendent de comprovar contínuament si hi ha hagut canvis.
Una millora útil per evitar revisions manuals
Aquesta novetat respon a una necessitat molt concreta: no haver de revisar una vegada i una altra sol·licituds ja aprovades per comprovar si més endavant s’hi ha afegit documentació.
Per exemple, una persona pot comunicar una baixa, aquesta s’aprova i, una setmana després, adjuntar el justificant corresponent. Fins ara, aquest document podia passar desapercebut si ningú no tornava a entrar a revisar la sol·licitud.
Amb aquest avís, el seguiment resulta més àgil i més clar, i es redueix el risc que documentació important quedi sense revisar.
Quan s’envia aquesta notificació
És important tenir en compte que aquesta notificació només s’envia si es compleixen aquestes condicions:
- la sol·licitud està aprovada
- hi ha documents nous
- els documents els puja l’usuari que va sol·licitar la baixa, no un/a responsable o administrador/a
En definitiva, és una millora pensada per estalviar temps, evitar comprovacions manuals innecessàries i facilitar un millor seguiment de la documentació que s’incorpora després d’aprovar una sol·licitud.
5. Automatitzacions del CRM més personalitzades segons curs o convocatòria
Una altra millora important afecta les automatitzacions del CRM i permet personalitzar millor els missatges automàtics segons el curs o la convocatòria d’interès del candidat.
Missatges automàtics més adaptats a cada cas
Ara, en finalitzar una activitat, pots afegir condicions i fer que l’automatització actuï de manera diferent segons el curs o el període corresponent.
Això obre la porta a una comunicació més segmentada dins del procés d’admissió, sense necessitat de gestionar-ho tot manualment.
Per exemple, després d’una entrevista o una visita guiada, pots enviar automàticament un missatge diferent a les famílies interessades en Primària i un altre a les que han mostrat interès en Secundària.
Un seguiment més personalitzat sense més feina manual
Aquesta millora ajuda a adaptar la comunicació a cada perfil d’interès des de les primeres interaccions.
En lloc d’enviar sempre el mateix missatge a tots els candidats, el centre pot fer un seguiment més personalitzat i coherent amb cada cas, sense augmentar la càrrega de feina de l’equip.
Això permet combinar dues coses que sovint costa equilibrar en admissions: estalviar temps i, al mateix temps, cuidar millor la comunicació amb cada família.
Dinantia continua evolucionant per simplificar la gestió del centre
Aquestes novetats de Dinantia tenen una cosa en comú: no busquen afegir complexitat, sinó ajudar-te a gestionar millor el dia a dia del centre.
Ja sigui per ordenar la comunicació amb famílies, automatitzar tasques del CRM, millorar la coordinació de l’equip o fer un seguiment més clar de la documentació, cada millora està pensada per reduir tasques repetitives i facilitar la feina diària.
Perquè digitalitzar no consisteix només a tenir més eines, sinó a aconseguir processos més clars, més ordenats i més fàcils de gestionar.
I aquí és on Dinantia vol continuar ajudant: posant la tecnologia al servei d’una gestió més àgil, més professional i més útil per als centres educatius.
