Cas d'Èxit: Institut Francesc Vidal i Barraquer i Dinantia
Simplificant la Gestió de Pagaments als Centres Educatius
En l'era de la digitalització, gestionar de manera eficient els pagaments en un centre educatiu pot ser un repte, especialment quan el volum d'alumnes i d'activitats és elevat. Aquest és el cas de l'Institut Francesc Vidal i Barraquer de Tarragona, un centre amb més de 1.600 alumnes durant el curs 2023-2024, que ofereix una àmplia gamma de Cicles Formatius de diverses famílies professionals i estudis de Batxillerat. Aquest institut ha aconseguit transformar la seva gestió de pagaments, reduint errors i estalviant temps gràcies a l'ús de la plataforma Dinantia, el seu mòdul de pagaments i el CRM.
Hem parlat amb el Francesc Bertó, secretari del centre.
El Repte: Un Sistema de Pagaments Manual i Ineficient
Abans d'implementar Dinantia, l'Institut Francesc Vidal i Barraquer gestionava els pagaments mitjançant ingressos bancaris o a través de caixers per a matrícules i sortides. Aquest sistema, tot i ser comú en molts centres, presentava importants dificultats. Com explica el seu equip administratiu:
"El principal problema que teníem era la gestió i control de pagaments atès el gran nombre d’alumnes i l’elevat nombre de sortides i activitats que es realitzaven."
Amb més de 1.600 estudiants que participaven en nombroses activitats i sortides, la gestió manual dels pagaments suposava una càrrega administrativa molt elevada, amb risc d'errors i dificultats en la conciliació de dades.
La Solució: Dinantia i el seu Mòdul de Pagaments
Per fer front a aquests reptes, l'Institut Francesc Vidal i Barraquer va decidir digitalitzar el seu procés de pagaments i va optar per Dinantia, atrets per la seva capacitat d'agilitzar les comunicacions amb les famílies i millorar la gestió interna. Un dels elements clau va ser la implementació del mòdul de pagaments.
Aquest mòdul, totalment integrat a la plataforma Dinantia, facilita la gestió de pagaments d’activitats, sortides, matrícules i qualsevol altre tipus de cobrament de manera ràpida i segura. A través de l'app, les famílies poden realitzar els pagaments sense haver de desplaçar-se al banc o caixer. Segons comenten des de l'institut:
"Els principals beneficis dels pagaments amb Dinantia són un control rigorós dels pagaments, la reducció del temps en la gestió i la millora en el seguiment dels pagaments."
Beneficis Immediats: Estalvi de Temps i Reducció d'Errors
Des de la implementació de Dinantia, l'Institut Francesc Vidal i Barraquer ha experimentat una sèrie de beneficis tangibles. Un dels més destacats és l'estalvi de temps en la gestió administrativa. El mòdul de pagaments permet al personal del centre fer un seguiment exhaustiu dels pagaments, generar informes automàticament i evitar la conciliació manual de dades. Això ha alliberat el personal administratiu de tasques repetitives:
"Això comporta una alliberació de tasques del personal que poden ser dedicades a altres menesters, sabent que la gestió dels pagaments la tenim coberta."
A més, el sistema ha ajudat el centre a reduir els errors que abans eren habituals a causa de la gestió manual de grans volums d'informació. Tot això facilita el compliment de les seves obligacions davant el Departament d'Educació i Formació Professional.
Una Experiència Completa: Més enllà del Mòdul de Pagaments
Tot i que el mòdul de pagaments ha estat fonamental per millorar la gestió financera de l'institut, el seu equip també destaca altres mòduls de Dinantia, com el CRM, que els ha permès gestionar millor les matrícules, enviant a cada alumne un formulari per aportar la documentació necessària i fer un seguiment més complet de l’alumnat:
"No ens hem d’oblidar que hi ha altres mòduls de Dinantia, a més a més del mòdul de pagaments, que ens han portat a fer un salt qualitatiu en la gestió diària del centre, com ara el mòdul CRM."
Recomanació a Altres Centres Educatius
L'Institut Francesc Vidal i Barraquer no dubta a recomanar Dinantia a altres centres educatius que busquin millorar la seva gestió de pagaments i la seva operativa diària. Segons ells, el salt qualitatiu que han fet en la gestió de comunicacions i pagaments ha estat evident des que van implementar la plataforma:
"Recomanem Dinantia per l’impacte positiu que té en les comunicacions amb l’alumnat i les famílies. També destaquem la millora en el control i la gestió dels pagaments"
Conclusió
El cas de l'Institut Francesc Vidal i Barraquer és un clar exemple de com Dinantia pot transformar la gestió de pagaments i comunicacions en centres educatius, simplificant processos, reduint errors i alliberant temps per al personal administratiu. Gràcies al mòdul de pagaments, aquest institut ha aconseguit una gestió més eficient, segura i adaptada a les necessitats actuals.
Si el teu centre educatiu s'enfronta a desafiaments similars, potser és el moment de considerar Dinantia i la seva solució integral per a la gestió de pagaments i la comunicació escolar.
